Guía de elaboración de diapositivas
Una presentación eficaz crea un cambio positivo en el público: lo motiva, le ofrece conocimientos nuevos y refuerza conocimientos previos. Para que esto sea posible, es preciso tener claros nuestros propósitos y apoyarlos adecuadamente con todos los medios visuales disponibles.
Una diapositiva es un medio que facilita una exposición, pero para ello es necesario tener en mente los objetivos que se pretende alcanzar y que básicamente son:
• Servir como guía al expositor.
• Evitar o minimizar el uso de apuntes.
• Dar un orden lógico a la presentación.
• Favorecer la captación del mensaje por el auditorio.
El último punto es sustancial. Las diapositivas pueden facilitar la comprensión de temas complejos, la memorización, atender a lo que el expositor expresa y favorecer la transmisión y captación del mensaje. Se sabe que la integración visual y auditiva favorece el aprendizaje al incrementar el interés por el tema que se aborda.
Comprende tres etapas
1. Planeación
En esta etapa se pretende organizar las ideas, haciéndolas pasar de un estado de “posesión personal” a otro de “apropiación colectiva”.
2. Preparación
Es la parte más importante del proceso de presentación una vez que se cuenta con un plan de acción; de ella depende el éxito o fracaso.
Impone un esfuerzo especial por hacer coincidir lo que se tiene que decir con el perfil del auditorio, a través de todos los medios que permitan comunicar el mensaje de manera efectiva, eficaz y eficiente.
Son indispensables dos elementos:
• La elección del formato: dará “tono” y “cuerpo” a la exposición,
• La ilustración del contenido: mediante gráficos e imágenes.
3. La elección del formato
El balance entre ambas formas de comunicación (verbal y corporal) acompañadas con la exposición de imágenes, gráficas y textos favorecen que el mensaje llegue, por alguna de las vías de percepción del ser humano, a la audiencia que nos observa. Es por ello que el formato resulta relevante. Es el medio que se transforma en mensaje.
Las partes relevantes de una diapositiva son:
El color: La combinación de colores del fondo y el texto debe permitir una lectura reposada.
Se sugiere:
• Fondo claro con texto oscuro para ambientes claros.
• Fondo oscuro con texto claro para ambientes de penumbra.
• Evitar colores intensos.
El contenido: Debe ser simple, concreto y sin lenguaje rebuscado. Cada diapositiva debe contener:
• Una idea principal y algunas ideas dependientes de la anterior.
• Treinta a cuarenta palabras como máximo.
• El número de diapositivas depende de lo complejo del tema y del tiempo disponible.
La tipografía: Incluye la fuente y el tamaño de la misma. Se recomiendan fuentes de lectura sencilla como Times New Roman, Tahoma, Verdana, Garamond, Arial. El tamaño depende del lugar donde se realizará la exposición.
Las ilustraciones
Las imágenes cumplen una función mnemotécnica, son más atractivas y seductoras que las palabras y los números, por lo que son más fácilmente recordadas por quienes las observan.
Sirven a la audiencia como elemento “recordable” que, ligado a la comunicación verbal y no verbal, permiten que las personas a las que se dirige el mensaje lo aprehendan y puedan más tarde reproducirlo.Las ilustraciones incluyen todo tipo de representación gráfica que apoya lo que se afirma o niega, y su función es respaldar los puntos clave de exposición.
El uso de este medio debe planearse y definirse de acuerdo al tipo de curso, duración y programa a impartir, además de considerar su contenido y forma.
Consejos:
• Una presentación es una actividad que requiere tiempo y dedicación. Se preparan con suficiente antelación, pudiendo confeccionar un guión o guía que contribuye a evitar la improvisación.
• El empleo de las mismas contribuye a reducir el estrés del expositor, aumenta su seguridad. No debe dar rodeos, haga atractivo su mensaje; ello deja una huella positiva en el auditorio.
• Toda presentación debe demostrar que domina el tema que se expone, prepárese para decir a la audiencia más de lo que muestran las diapositivas.
• No deben leerse las presentaciones como aparecen en la pantalla, mostrarse locuaz y efectuar varios ensayos frente a colegas y amigos hará más efectivo el arte de hablar ante el público.
• Son especialmente útiles para audiencias de 25 o más personas.
• Organizar la información de forma lógica, de acuerdo a la estrategia comunicativa trazada a la hora de transmitir la idea o el discurso.
• Dividir las ideas complejas en unidades sencillas, que faciliten la explicación. Es mucho más impactante presentar algunas ideas importantes. La presentación es el soporte del discurso verbal, no es el reemplazo de este.
• Ajustarse al tiempo asignado y dejar un espacio para las preguntas que realizará el auditorio. Por ello debe conocer la ubicación de las diapositivas claves para llegar directamente a ellas, aclarando las dudas que surjan.
• No se deben utilizar textos extensos o recargados, sino palabras o frases claves a partir de las cuales se ampliarán los conceptos.
• Una regla de oro en esta materia es que para que una presentación sea útil y recordada, deberá cumplir con las tres “ I “: Interesar, Instruir, Incentivar. Los diseños vistosos pueden opacar el mensaje y distraer la atención.
• Analizar los objetivos y expectativas de la audiencia. ¿Cuál es el propósito de la presentación: enseñar, persuadir, motivar, aclarar o informar?
• Dejar márgenes en la parte superior, inferior y a los lados. Ello permite visualizar mejor la diapositiva.
• Tener especial cuidado con la redacción y la ortografía, los errores se magnifican cuando se proyectan.
• Es esencial conocer la audiencia, sus características, si conocen el tema y sus expectativas.
• La máxima efectividad de una diapositiva de texto se logra cuando esta se ajusta a las siguientes exigencias:
a) El título debe ser corto (no más de siete palabras).
b) El mensaje debe tener un máximo de siete líneas.
c) Las palabras por línea no deben ser más de siete.
d) La distribución debe ser simple y abierta.
e) Todas las palabras deben ser legibles desde el lugar más alejado del salón.
f) Los bordes deben ser amplios alrededor de todo el texto.
g) Se debe transmitir sólo una idea por cada diapositiva.
• La imagen vale más que mil palabras, ellas complementan o refuerzan el mensaje. No abusar de la animación, ni del sonido, utilizarlo solo para hacer énfasis si es oportuno.
• Asegurarse de tener un buen contraste entre el texto y el fondo para seleccionar las fuentes tipográficas a utilizar. Se debe evitar el empleo de texturas complejas de fondo y en policromías, porque pueden dificultar la lectura de los textos. Un buen diseño contribuirá al éxito de la presentación. Recomendamos las siguientes combinaciones:
• No se debe olvidar la influencia psicológica y fisiológica de los colores al seleccionar la combinación a utilizar en las diapositivas, porque ello ayuda a alcanzar el objetivo que persigue el expositor.
• Durante la preparación de las diapositivas es oportuno incluir curiosidades, anécdotas, sorpresas que contribuyan a alcanzar y mantener una atmósfera adecuada.
• Si el local o aula donde se realiza la proyección está en penumbra: se utiliza fondo oscuro con objetos claros.
De lo contrario, el local está iluminado: se utiliza fondo claro con objetos oscuros.
• Recuerde llegar temprano a la presentación, lo cual permite asegurarse de que los medios técnicos están funcionando correctamente.
